Työnantaja voi järjestää työntekijöilleen erilaisia etuja ja korvata työntekijöille aiheutuneita kustannuksia. Jos kyse on aidosti työhön liittyneestä kustannuksesta, työntekijälle ei aiheudu veroseuraamuksia, mutta työntekijän yksityistalouden kustannusten korvaamista verotetaan samoin kuin työntekijän rahapalkkaa.
Kaikki rahanarvoiset edut ovat palkkaa
Verotuksen näkökulmasta ei ole väliä, saako työtekijä palkkionsa rahana vai tavarana. Lähtökohta on molemmissa tapauksissa, että työntekijä on saanut verotettavan edun. Oikeuskäytännössä on esimerkiksi katsottu, että työantajan koko henkilökunnalleen työnantajayhtiön 50-vuotismerkkipäivän kunniaksi kustantama lomamatka oli katsottava työntekijöiden palkkatuloksi.
Tavanomaiset henkilökuntaedut ovat verottomia
Verotusmenettelyn yksinkertaistamiseksi pääsääntöön on kuitenkin yleinen poikkeus, jonka mukaisesti tavanomaiset ja kohtuulliset henkilökuntaedut ovat henkilöstölle verovapaita. Tällaisia tavanomaisia henkilökuntaetuja ovat esimerkiksi työntekijöille myönnettävät alennukset työnantajan tuottamista tai myymistä tuotteista tai palveluista, lakisääteistä minimiä paremmat työterveyshuollon palvelut tai työntekijöille myönnettävät merkkipäivälahjat.
Edun katsominen tavanomaiseksi henkilökuntaeduksi edellyttää, että etu on koko henkilökunnan käytössä. Työnantaja voi kuitenkin asettaa edun käytölle rajoituksia työsuhteen keston tai työssäolon perusteella. Korkein hallinto-oikeus katsoi ratkaisussaan 2011:27, että työnantaja sai määrittää, että työntekijöillä oli oikeus kattavaan työterveyshuoltoon vasta siitä alkaen, kun työntekijöiden työsuhde oli ollut voimassa vähintään kuusi kuukautta.
Etujen verovapauden kannalta ei ole merkitystä, käyttävätkö kaikki työntekijät etua vai eivät, kunhan kaikilla on yhtäläinen oikeus ja mahdollisuus edun käyttämiseen. Esimerkiksi henkilökunnan käytössä oleva lomamökki voi muodostaa tavanomaisen ja kaikkien käytössä olevan henkilökuntaedun, jos kaikilla työntekijöillä on samanlainen oikeus varata mökki käyttöönsä haluamanaan ajankohtana, ja samaa ajankohtaa toivovien kesken käyttöoikeus jaetaan objektiivisilla perusteilla, kuten arpomalla. Mutta jos esimerkiksi yrityksen johtohenkilöstö saa ensin varata mökin haluamilleen ajankohdille ja vasta jäljelle jäävät ajat avataan koko henkilöstön valittaviksi, kyse ei enää ole yhtäläisesti kaikille tarjolla olevasta edusta vaan johdolle myönnetystä verotettavasta edusta.
Työstä aiheutuneiden kustannusten korvaaminen ei ole verotettava etu
Verotuskäytännössä työntekijän katsotaan saaneen edun vain silloin, jos työnantajan kustantama palvelu tai tavara päätyy työntekijän henkilökohtaiseen käyttöön. Saman palvelun tai tavaran kustantaminen työntekijälle ei aiheuta veroseuraamuksia, jos palvelu tai tavara hankitaan työntekijän työtehtävien suorittamista varten. Teatterikriitikko ei saa verotettavaa etua, vaikka hän pääsee maksutta katsomaan teatterinäytöksen, ja työnantaja on jopa velvollinen järjestämään työntekijöille työssä tarvittavat suojavarusteet ilman, että näistä muodostuisi työntekijöille verotettavaa etua.
Työssä tarvittavien varusteiden osalta verovapaus edellyttää, että varusteet ovat työnantajan omaisuutta ja työntekijöillä on oikeus käyttää niitä ainoastaan työaikana. Esimerkiksi tavanomaisten työpaikalle soveltuvien vaatteiden kustantaminen työntekijöille katsotaan verotettavaksi eduksi. Mutta jos henkilökunnalle hankitaan yhtenevä työvaatetus, joka selkeästi erottuu esimerkiksi siten, että vaatteissa on yrityksen logo tai slogan, ja vaatteet ovat työntekijöiden käytettävissä ainoastaan työpaikalla, kyse on työvälineistä ja työntekijöille ei synny verotettavaa etua heidän saadessaan käyttää työnantajan järjestämää vaatetusta työpaikalla.
Puolison ottaminen mukaan voi olla etu – tai perusteltu kustannus
Aina työnantaja ei kata ainoastaan työntekijän kustannuksia vaan joissain tilanteissa työnantaja kustantaa myös työntekijän puolison osallistumisen tilaisuuteen. Oikeuskäytännössä lähtökohdaksi on otettu, että puolisosta aiheutuvat ylimääräiset menot ovat työntekijän saamaa palkkaa. Esimerkiksi ratkaisussaan 1997:53 Korkein hallinto-oikeus katsoi, että työntekijät saivat palkanveroisen edun, kun työnantaja maksoi myös työntekijöiden puolisoiden liput ja majoituksen yhtiön järjestämällä oopperamatkalla.
Tämäkään sääntö ei kuitenkaan ole ehdoton tai vailla poikkeuksia. Jos puolison osallistuminen tilaisuuteen tai matkaan on myös työnantajan intressissä, työnantaja voi kustantaa myös puolison matkasta aiheutuvat kustannukset ilman työntekijälle aiheutuvia veroseuraamuksia. Työnantajan intressiksi ei tosin riitä, että puolison osallistuessa matkalle työntekijä on halukkaampi lähtemään matkaan, vaan puolison tulee matkan aikana osallistua työnantajayhtiötä hyödyttävään toimintaan esimerkiksi osallistumalla edustustehtäviin puolisonsa ohella.
Työntekijän oikeudenkäyntikulut eivät ole työstä aiheutunut kustannus
Korkein hallinto-oikeus asettui tuoreessa ratkaisussaan KHO 2023:116 verottajan kannalle ja katsoi työntekijän saaneen verotettavan edun, kun työnantaja oli maksanut työntekijälle rikosasiasta aiheutuneet oikeudenkäyntikulut. Asia koski toimittajaa, jota syytettiin turvallisuussalaisuuksien paljastamisesta hänen työnantajansa julkaistua toimittajien kirjoittaman artikkelin, joka käsitteli puolustusvoimien tiedustelutoimintaa.
Korkein hallinto-oikeus katsoi, että oikeudenkäynnistä aiheutuneet kulut olivat työntekijän kuluja, koska syyte kohdistui työntekijään henkilökohtaisesti. Tuomioistuin katsoi, että vaikka syytteeseen johtaneet teot olivat tapahtuneet työntekijän työtehtävissä, työntekijän työtehtäviksi ei voitu katsoa vastaajana oleminen rikosasiassa ja näin ollen oikeudenkäynnistä aiheutuneet kustannukset eivät olleet työn suorittamisesta välittömästi aiheutuneita menoja. Tuomioistuin myös nimenomaisesti totesi, että tapauksen lopputuloksella ei ollut merkitystä arvioinnissa, vaan kyse olisi työntekijän yksityisistä kustannuksista, vaikka työntekijää ei olisi tuomittu rikoksesta.
Asiassa toimittajan työnantaja oli ottanut vastatakseen toimittajan oikeudenkäymiskuluista, ajoihan lehti samalla omaa asiaansa puolustamalla sananvapautta. Työnantajayhtiöllä oli kiistatta myös oma intressi saada toimittajaan kohdistetut syyteet nurin. Sama asetelma toistuu myös monissa muissa tapauksissa, kuten ympäristörikoksissa tai työturvallisuusrikoksissa, joissa työnantajalla voi olla erittäin suuri intressi saada osoitettua, että työnantajan ohjeiden mukainen toiminta ei ole ollut sääntöjen vastainen.
Ratkaisu ei sinänsä estä työnantajaa korvaamasta työntekijän oikeudenkäyntikustannuksia myös vastaisuudessa tilanteissa, joissa on myös työnantajan intressissä, että työntekijä saa parasta mahdollista oikeudellista tukea. Mutta kustannusta on vain käsiteltävä työntekijän saamana palkkana, joten työntekijän on hyvä sopia, että tällaisessa tilanteessa työnantaja kattaa myös kustannuksista menevät verot – ja työntekijän puolesta maksetuista veroista perittävät verot.
“Pykälät Töissä” -blogin etusivulle.
Haluatko saada tuoreet artikkelit suoraan sähköpostiisi? Voit tilata ne tästä linkistä.