Ilmoituskanavat ovat keino yritykselle saada tietoa organisaatiossa muhivista epäkohdista, mutta jatkossa myös velvollisuus, joka on toteutettava oikein. Ilmoituksiin on suhtauduttava vakavasti ja varmistettava, että organisaatiolla on edellytykset selvittää ilmoituksen aiheellisuus ja tarvittaessa korjata havaitut rikkeet.
Kuka ottaa riskin ja ilmoittaa havaitsemastaan?
Englannin termillä “whistleblower” viitataan työntekijään tai muuhun organisaation sisällä toimivaan henkilöön, joka tuo julkisuuteen tai yrityksen johdon tietoon organisaatiossa havaitsemansa rikkomuksen tai rikkeen. Ilmoittajaa voi motivoida puhdas velvollisuudentunne ja halu saada asiat järjestykseen, mutta kyse voi olla myös suuttumuksesta rikkomuksen tekijään tai oman hyödyn tavoittelusta palkkion tai muun palkinnon toiveissa.
Paljastamalla rikkeitä tai rikkomuksia ilmoittaja asettaa aina itsensä myös alttiiksi kostotoimenpiteille. Ilmoittaja voidaan yrittää vaientaa irtisanomalla hänen työsuhteensa, siirtämällä työntekijä toisiin tehtäviin tai suoranaisella kiusaamisella. Koska rikkeiden ja rikkomusten paljastuminen on yleisesti hyödyllistä, lainsäädännöllä on pyritty suojaamaan ilmoittajia niin, että mahdollisimman moni uskaltaisi ilmoittaa havaitsemistaan rikkeistä ilman pelkoa kostotoimenpiteistä.
Pitkään valmisteltu sääntely astuu voimaan vaiheittain
Ilmoittajansuojelulaki eli EU:n ilmoittajansuojadirektiiviin (2019/1937/EU) perustuva laki Euroopan unionin ja kansallisen oikeuden rikkomisesta ilmoittavien henkilöiden suojelusta astui viimein voimaan 1.1.2023. Perinteisistä tavoistaan poiketen Suomi myöhästyi direktiivin voimaansaattamisessa reilulla vuodella, mutta implementointi on takkuillut muuallakin ja Suomi päihitti nopeudessa puolet Unionin jäsenvaltioista.
Ilmoittajansuojelulaki velvoittaa yrityksiä perustamaan ilmoituskanavan, jota kautta työntekijät ja muutoin tiiviisti yrityksen kanssa yhteistyössä työskentelevät tahot voivat ilmoittaa mahdollisesti tietoonsa tulleista rikkomuksista tai väärinkäytöksistä. Jos yritys työllistää säännöllisesti vähintään 250 työntekijää, ilmoituskanava on otettava käyttöön viimeistään 1. huhtikuuta 2023. Pienemmillä yrityksillä määräpäivä on 17. joulukuuta 2023 ja yritykset, jotka työllistävät säännöllisesti alle 50 henkilöä, on vapautettu kokonaan lain soveltamisen ulkopuolelle. Jos alle 50 henkilöä työllistävässä yrityksessä on kuitenkin käytössä ilmoituskanava, kanavan on täytettävä lain asettamat vaatimukset viimeistään 17. joulukuuta 2023.
Oma, yhteinen tai ostettu ilmoituskanava
Ilmoittajansuojelulaki asettaa yritykselle vastuun ilmoituskanavan toteuttamisesta ja ylläpitämisestä, mutta jättää yritykselle valinnanvapautta käytännön toteutuksen osalta. Yritys voi ulkoistaa toteutuksen kokonaan ulkopuoliselle palveluntarjoajalle ja useat erilaiset palveluntarjoajat tarjoavatkin joko teknistä alustaa, jonka avulla ilmoituskanava voidaan toteuttaa tai koko ilmoituskanavan ylläpitoa palveluna. Samaan konserniin kuuluvat yritykset voivat perustaa yhteisen ilmoituskanavan. Jos yritysten välillä ei ole konsernisuhdetta, yritykset voivat sopia yhteistyöstä niin, että sama henkilö tai henkilöt käsittelisivät kaikkia yrityksiä koskevat ilmoitukset. Muodollisesti kukin yritys kuitenkin vastaisi omasta ilmoituskanavastaan, kun konsernissa kyse olisi vain yhdestä kaikkien konserniyhtiöiden käytössä olevasta ilmoituskanavasta.
Yritys saa valita, otetaanko ilmoituksia vastaan kirjallisesti, suullisesti tai molemmilla tavoilla. Näin ilmoituskanavana voi toimia esimerkiksi palautelaatikko, ilmoituksille varattu erillinen sähköpostiosoite tai erityisesti ilmoituskanavaa varten suunniteltu viestipalvelu, johon ilmoituksen voi jättää kirjallisesti mutta myös vihjepuhelin. Toteutustavasta riippumatta ilmoituksen jättäjälle on toimitettava viimeistään seitsemän päivän sisällä vahvistus ilmoituksen vastaanottamisesta. Miten yritys sitten päättääkään toteuttaa ilmoituskanavan, yrityksen on huolehdittava, että myös työntekijät ovat tietoisia ilmoituskanavan olemassaolosta ja sen järjestämistavasta.
Ilmoitusten on johdettava asianmukaisiin toimenpiteisiin
Yrityksen vastaanottaessa ilmoituksen mahdollisesta rikkomuksesta, yrityksen on selvitettävä ilmoituksen aiheellisuus ja tarvittaessa ryhdyttävä toimenpiteisiin rikkeeseen puuttumiseksi. Asia tulee selvittää ja toimenpiteistä päättää viipymättä ja ilmoittajalle on viimeistään kolmen kuukauden sisällä ilmoituksesta ilmoitettava, mihin toimenpiteisiin yritys on ilmoituksen johdosta ryhtynyt.
Jotta mahdollisiin ilmoituksiin voidaan reagoida tehokkaasti, selvitysprosessi ja vastuu mahdollisista jatkotoimenpiteistä on syytä miettiä jo etukäteen. Asian selvittämistä ei tarvitse, eikä useimmiten edes kannata, antaa niiden henkilöiden tehtäväksi, jotka lopulta tekevät päätökset toimenpiteistä. Selvittäjän, oli hän sitten yrityksen työntekijä tai ulkopuolinen asiantuntija, tehtävänä on ottaa selvää ilmoituksen paikkansapitävyydestä. Mitä yksityiskohtaisemmat tiedot ilmoitukseen sisältyy, sitä todennäköisemmin asia voidaan selvittää. Mutta selvittäjälle on annettava riittävät valtuudet haastatella henkilöstöä ja käydä läpi yrityksen aineistoa, jotta asia voidaan selvittää, vaikka ilmoitus itsessään ei vielä sisältäisi kaikkia merkityksellisiä yksityiskohtia.
Jos ilmoituksen todenperäisyyttä ei saada varmistettua, yritys on täyttänyt velvollisuutensa yritettyään aidosti selvittää asiaa. Tutkimuksen päättymisestä on kuitenkin ilmoitettava ilmoittajalle ja ilmoittaja voi saattaa asia tuomioistuimen tutkittavaksi, jos ilmoittaja katsoo, että yritys on tutkinut asiaa puolivillaisesti ja tosiasiallisesti laiminlyönyt selvitysvelvollisuutensa.
Mikäli ilmoitus osoittautuu perustelluksi, yrityksen on suhtauduttava rikkomukseen sen edellyttämällä vakavuudella. Rikkomuksesta riippuen tämä voisi tarkoittaa asian siirtämistä valvontaviranomaisen tai jopa poliisin tutkittavaksi, virheellisten tuotteiden vetämistä markkinoilta, toimintaohjeiden tai käytänteiden päivittämistä ja mahdollisesti työoikeudellisia seuraamuksia rikkomuksesta vastuussa oleville.
Ilmoittajaa on suojeltava seuraamuksilta
Yrityksen on turvattava, että työntekijät uskaltavat hyödyntää ilmoituskanavaa ilman pelkoa haitallisista seuraamuksista. Kielto kohdistaa ilmoittajaan vastatoimia koskee niin ilmoittajan työnantajaa kuin myös työnantajan sopimuskumppaneita tai muita tahoja, joilla käytännössä olisi mahdollisuus kohdistaa haitallisia seuraamuksia ilmoittajaan. Ilmoittajansuojelulaissa mainitaan nimenomaisesti kiellettyinä vastatoimina esimerkiksi ilmoittajan työsuhteen päättäminen ja työsuhteen ehtojen heikentäminen, mutta yhtä lailla kiellettyä on ilmoittajan siirtäminen huonompiin työtehtäviin, ilmoittajan urakehityksen jarruttaminen tai mikä hyvänsä muu ilmoittajaan kohdistuva haitallinen seuraus.
Ilmoittajan suojan pettäminen voi johtaa huomattaviin korvauksiin
Jos ilmoittaja kokee joutuneensa vastatoimien kohteeksi, hänellä on mahdollisuus vaatia hyvitystä sekä korvausta hänelle aiheutuneista vahingoista.
Hyvitykselle ei lainsäädännössä ole asetettu mitään suoranaista enimmäismäärää, vaan hyvitys määritettäisiin kulloisenkin tilanteen perusteella huomioiden esimerkiksi ilmoittajalle aiheutuneen mainehaitan tai muut ilmoittajalle aiheutuneet seuraamukset. Hyvitys ei kuitenkaan korvaisi oikeutta vahingonkorvaukseen, vaan hyvityksellä pyrittäisiin hyvittämään ilmoittajan kokema loukkaus riippumatta siitä, onko ilmoittaja konkreettisesti kärsinyt menetyksiä tilanteessa.
Hyvityksen lisäksi ilmoittaja, jonka oikeuksia on tahallisesti loukattu, voi siis vaatia korvausta kaikista hänelle aiheutuneista vahingoista. Käytännössä korvattavia vahinkoja voivat olla esimerkiksi asian selvittämisestä ilmoittajalle aiheutuneet kustannukset, mutta myös ilmoittajan ansionmenetykset. Esimerkiksi tilanteessa, jossa työnantajan vastatoiminen johdosta ilmoittajan henkilöllisyys tulee yleisesti alalla toimivien tietoon ja tämän johdosta ilmoittaja menettää tosiasiallisesti pysyvästi mahdollisuutensa työllistyä samalla alalla vastaisuudessa, korvaus ansionmenetyksestä voisi kattaa työntekijän aiemman ansiotason siltä ajalta, kun työntekijä kouluttautuu uuteen ammattiin.
Jos ilmoittaja kokee joutuneensa vastatoimien kohteeksi, mahdollisessa hyvitystä tai vahingonkorvausta koskevassa oikeudenkäynnissä sovelletaan käännettyä todistustaakkaa. Ilmoittajan täytyy ainoastaan osoittaa joutuneensa vastatoimien kohteeksi ja tämän jälkeen työnantajan on pystyttävä osoittamaan, että toimenpiteille on ollut muu kuin ilmoitukseen liittyvä perusteltu syy, jotta työnantaja voi vapautua vastuusta.
“Pykälät Töissä” -sarjan etusivulle.
Haluatko saada tuoreet artikkelit suoraan sähköpostiisi? Voit tilata ne tästä linkistä.