Työntekijöiden terveydentilaa koskevia tietoja tulee käsitellä huolellisesti ja harkiten. Työnantajan tulee varmistaa, että tietoja ei turhaan levitellä edes välillisesti. Tieto sairauspoissaolosta kertoo jo liikaa työntekijän tilanteesta, vaikka työntekijän sairaudesta ei kerrottaisikaan mitään tarkempia yksityiskohtia.
Terveyttä koskevat tiedot vain niitä tarvitsevien käyttöön
Henkilötietojen käsite on laaja ja pitää sisällään kaikki mahdolliset tiedot, jotka ovat liitettävissä tiettyyn yksittäiseen henkilöön. Kaikki henkilötiedot eivät kuitenkaan ole samanlaisia. Henkilön lempiväri tai tieto henkilön lemmikeistä ovat henkilötietoja, mutta eivät erityisen arkaluontoisia tietoja eikä tuollaisia tietoja siitä syystä aina edes mielletä henkilötiedoiksi. Henkilön terveydentilaa koskevat tiedot puolestaan ovat aivan ilmeisiä henkilötietoja, jotka lähtökohtaisesti halutaan pitää mahdollisimman pienen piirin tiedossa.
Työsuhteessa työnantajalla on suoraan lain nojalla oikeus käsitellä työntekijöiden henkilötietoja. Työnantajan oikeus rajoittuu kuitenkin ainoastaan tietoihin, joiden käsitteleminen on työsuhteen kannalta tarpeellista. Rajoitus on huomioitava käsiteltäessä arkaluontoisia henkilötietoja, kuten työntekijän terveydentilaa koskevia tietoja, mutta myös käsiteltäessä yleisiä ja jokseenkin harmittomia henkilötietoja, kuten työntekijän kotiosoitetta, muita yhteystietoja tai tehtävänimikettä.
Terveydentilaa koskevien tietojen arkaluontoisuudesta johtuen terveydentilaa koskevia tietoja on aina käsiteltävä luottamuksellisina. Ei riitä, että työnantaja yleisesti määrittää, mitä työntekijöiden terveydentilaa koskevia tietoja työpaikalla käsitellään, vaan työnantajan on myös yksilöitävä ne tehtävät, joissa työntekijöiden terveydentilaa koskevia tietoja tarvitaan. Tiedot pitää säilyttää erillään muista henkilötiedoista niin, että tietoihin pääsevät käsiksi ainoastaan ne työntekijät, jotka tarvitsevat tietoja työtehtäviensä hoitamiseen.
Terveystietoja saa käyttää vain valittuihin tarkoituksiin
Työnantajan on myös huolehdittava, että terveystietoja käsittelevät työntekijät käyttävät tietoja ainoastaan hyväksyttäviin tarkoituksiin. Tietoja työntekijän sairaudesta saadaan luonnollisesti käyttää siihen, että ratkaistaan, onko työntekijällä oikeus palkkaan sairausloman ajalta tai kuuluuko työnantajan korvata terveystarkastuksesta aiheutuneet kustannukset. Tietoja saadaan myös käyttää työntekijän työkyvyn arvioimiseen työntekijän sitä pyytäessä. Myös työnantajan työturvallisuusvelvollisuuksien täyttäminen voi edellyttää terveydentilaan liittyvien tietojen käsittelemistä, esimerkiksi silloin, jos työhön liittyy mahdollisuus altistua allergeeneille tai työntekijän terveydentila voi muutoin vaikuttaa työtehtäviin liittyvien riskien vakavuuteen.
Työntekijöiden terveydentilaa koskevat tiedot tulee aina rajata vain niihin tietoihin, jotka ovat todella tarpeen asian hoitamiseksi. Sairausajan palkan maksamiseksi oikein palkkahallinnon tarvitsee tietää, milloin ja kuinka paljon työntekijä on ollut sairauden vuoksi pois töistä. Palkkahallinnon järjestelmiin ei kuitenkaan ole tarpeen sisällyttää tietoa sairauden laadusta, vaan tällaiset tiedot tulee rajata vain yksityiskohtaisempia tietoja tarvitsevien käyttöön.
Tieto sairauslomasta ei kuulu kaikille
Tieto työntekijän sairauslomasta ei varsinaisesti ole työntekijän terveydentilaa koskeva tieto. Tietosuojavaltuutettu on useissa linjauksissaan kuitenkin korostunut, että tietoa työntekijän sairauslomasta ei tule levitellä holtittomasti. Kyse on kuitenkin työntekijää koskevasta henkilötiedosta, ja työnantajan on huolehdittava, että tieto on organisaatiossa vain niiden saatavilla, jotka tosiasiallisesti tarvitsevat tietoa työtehtäviään varten.
Tietoa työntekijän sairauslomasta ei siis tulisi julkistaa työyhteisön sisäisissä tiedotuskanavissa, oli tuo kanava sitten ilmoitustaulu, työpaikan sisäverkko tai työntekijöiden viestiryhmä. Työntekijän poissaolosta saa kertoa, mutta poissaolon luonne ei kuulu työpaikalla yleiseen tietoon.
Työntekijä voi itse kertoa tilanteesta työpaikalla tai yleisemminkin. Jos kyse on pidemmästä sairauslomasta, työntekijä voi esimerkiksi itse laittaa sähköpostinsa automaattivastaajaan tiedon sairauslomastaan. Tämäkään ei kuitenkaan tee tiedosta yleisesti tunnettua. Apulaistietosuojavaltuutettu katsoi juuri ratkaisussaan, että työnantajalla ei ollut ollut oikeutta laittaa yhtiön yleisille verkkosivuille tietoa työntekijän sairauslomasta, vaikka työntekijä oli itse kertonut sairauslomastaan poissaoloviestissään.
Korona tai muu tarttuva tauti
Työnantajan on muistettava terveystietojen luottamuksellisuus myös silloin, kun työntekijällä todetaan korona tai muu tarttuva sairaus. Tieto työntekijän saamasta tartunnasta on terveystieto eikä tätä tule levitellä työpaikalla. Työkavereille kerrotaan vain henkilön olevan poissa.
Toisaalta työnantajalla on työturvallisuusnäkökulmasta velvollisuus huolehtia kaikkien työntekijöiden turvallisuudesta. Jos sairastunut työntekijä on ehtinyt olemaan työpaikalla ennen sairauden havaitsemista, kollegoille on hyvä kertoa mahdollisesta altistumisesta, jotta työntekijät osaavat toimia varovasti ja tauti ei pääsisi leviämään laajemmalle työyhteisössä.
Takaisin “Pykälät Töissä” -sarjan etusivulle.
Haluatko saada tuoreet artikkelit suoraan sähköpostiisi? Lähetä meille sähköpostisoitteesi, niin lisäämme sinut jakelulistalle: newsletter@ww.fi