Miten kuvailisit itseäsi kahdella lauseella? Mitkä ovat heikkoutesi? Kuinka monta jalkapalloa on Ranskassa? Oletko suunnitellut perheen perustamista? Työ edellyttää matkustamista, miten uskot tämän järjestyvän? Työhaastatteluissa voidaan esittää mitä moninaisimpia kysymyksiä. Joskus odotettuja, joskus käsittämättömiä ja joskus asiattomia. Parhaimmillaan työhaastattelu on molemminpuolista markkinointia, jossa työnantaja houkuttelee työntekijää valitsemaan juuri tämän työyhteisön ja työntekijä puolestaan pyrkii vakuuttamaan työnantajan omasta sopivuudestaan. Työhaastattelu on hakijalle, tulevalle työntekijälle, ensimmäinen konkreettinen ikkuna työpaikkaan ja sen ilmapiiriin eikä ole yhdentekevää millaisen vaikutuksen tuleva työnantaja antaa. Aivan vähimmillään hakijalla on aina oikeus edellyttää, että haastattelu sujuu edes normiston mukaisesti.
Kysy vain olennaisia tietoja
Lainsäädäntö perustuu hyvin laveisiin, mutta samalla ehdottomiin kriteereihin. Työnantaja saa kysyä ainoastaan tietoja, jotka ovat asiallisesti arvioituna merkityksellisiä työnhakijan tulevan työn kannalta. Valmistellessaan kysymyspatteristoaan työhaastattelua varten rekrytoijan olisi siis syytä aina kirkastaan itselleen, miksi haluan saada vastauksen tähän kysymykseen. Vasta siltä pohjalta rekrytoija voi perustellusti arvioida, voidaanko kysymys esittää.
Vaikka jotain tietoa voitaisiin tietyn rekrytoinnin yhteydessä pitää tarpeellisena ja tarkoituksenmukaisena, tietoa ei voida yleisesti kysyä kaikilta rekrytoitavilta. Esimerkiksi tieto hakijan varusmieskoulutuksesta ja siellä saamasta esimieskoulutuksesta voi olla merkityksellinen arvioitaessa henkilön soveltuvuutta esimiestehtäviin, mutta täysin tarpeeton ja siten kielletty palkattaessa työntekijää tehtävään, johon ei liity mitään esimiesvastuita.
Perhesuhteisiin tai raskauteen liittyvien tietojen kysyminen on käytännössä lähes poikkeuksetta kiellettyä, koska tiedolla ei objektiivisesti arvioiden ole merkitystä työntekijän pätevyyttä ja soveltuvuutta arvioitaessa. Vaikka työnantaja voisi kovin mielellään tietää paljonkin hakijan kotioloista, tiedot ovat harvoin oikeasti merkityksellisiä työtehtävien hoitamisen kannalta. Perhesuhteet voivat olla työtehtävien kannalta merkityksellisiä esimerkiksi silloin, kun työntekijän on työtehtävien vuoksi muutettava pidemmäksi aikaa ulkomaille ja työnantaja järjestää koko perheen muuton kohdemaahan. Mutta tuolloinkaan tieto ei oikein ole merkityksellinen vielä työnhakuvaiheessa vaan työnantajan tulisi vain varmistaa, että hakijoilla on oikea käsitys työn sisällössä ja sen vaatimuksista, ja jättää sitten hakijan itsensä harkittavaksi soveltuuko tehtävä vaatimuksineen hänelle. Työntekijän mahdollisesta raskaudesta tai perhesuunnitelmista ei ole asiallista kysyä edes silloin, kun työntekijää oltaisiin palkkaamassa lyhyeen määräaikaiseen työsuhteeseen, ei vaikka mahdollinen perhevapaa käytännössä kattaisi työsuhteen keston lähes kokonaan.
Muita yleisesti vältettäviä aiheita ovat uskonnollinen vakaumus tai poliittiset mielipiteet. Niihin liittyvät kysymykset kannattaa säästää niihin kertoihin, kun on palkkaamassa henkilöä edustamaan tiettyä uskonnollista tai poliittista näkemystä ulospäin.
Rikkomuksilla on seurauksensa
Vastuu tietojenkeruun asianmukaisuudesta on työnantajalla ja työtehtävien kannalta tarpeettomia tietoja ei voida udella edes työnhakijan suostumuksella. Koska työnhakijoita koskevat tiedot ovat henkilötietoja, niiden käytön asianmukaisuutta valvoo Tietosuojavaltuutettu. Ratkaisussaan 137/161/20 Tietosuojavaltuutettu langettikin yhtiölle 12.500 euron sakon yhtiön kysyttyä työnhakijoilta vakiolomakkeella muun muassa heidän syntymäkuntaansa, mihin seurakuntaan työnhakija kuului, mikä oli hakijan puolison ammatti ja työpaikka ja minkä ikäisiä lapsia työnhakijalla oli. Koska tiedot eivät olleet työnhakijoiden tehtävän kannalta merkityksellisiä, yhtiöllä ei ollut oikeutta kysyä tai muutoinkaan käsitellä tällaisia tietoja.
Minimoi tiedostamattomien ennakkoluulojen vaikutus
Lainsäädäntö ei toki tule mukaan vasta siinä vaiheessa kun hakija astuu sisään neuvotteluhuoneeseen työhaastattelua varten. Myös prosessin, jolla hakija on valikoitunut edes haastatteluun asti tulisi perustua vain seikkoihin, joilla on mahdollista roolia ajatellen merkitystä. Yhä useammat yritykset ovatkin havahtuneet huomaamaan, että voimme tiedostamattamme antaa epäoleellisille asioille huomattavasti merkitystä rekrytointiprosessin eri vaiheissa. Nimettömät hakemukset, kuvien jättäminen pois hakutiedoista tai hakijan iän paljastavien tietojen pimittäminen ovat kaikki keinoja, joilla pyritään estämään, että epäolennaiset ja jopa epäasialliset seikat pääsisivät vaikuttamaan rekrytointipäätöksiin. Eikä taustalla niinkään ole pyrkimys välttää mahdollisia seuraamuksia vaan varmistaa, että palkatuiksi tulisi parhaat mahdolliset hakijat.
Hanki työnhakijaa koskevat tiedot työnhakijalta itseltään
Työnantajan tulisi myös hillitä uteliaisuuttaan ja pyrkiä välttämään toisen käden tietojen käyttämistä harkinnassaan. Velvoite todetaan myös yksiselitteisesti lainsäädännössä ja työntekijää tai työnhakijaa koskevia tietoja ei koskaan saisi hankkia muulta kuin henkilöltä itseltään ilman tämän suostumusta. Työnhakijan tuleekin pyytää hakijalta lupa ennen kuin työnantaja on yhteydessä hakijan entisiin esimiehiin tai kollegoihin. Vaikka työnhakija olisi jo hakemuksessaan nimennyt suosittelijoita, aina on parempi, että yhteydenotto tapahtuu hakijan tieten ja suostumuksella.
Samalla tavalla tulisi toimia myös, jos hakijasta halutaan etsiä tietoja muista lähteistä, kuten sosiaalisesta mediasta. Vaikka some-profiilit ovat enemmän tai vähemmän julkisia, Tietosuojavaltuutettu on katsonut, että tällaisia tietoja ei tulisi käyttää rekrytointiharkinnassa ilman hakijan suostumusta. Tavoitteena on ennen kaikkea suojata hakijaa virheellisiltä tulkinnoilta. Jos kohtalaisen harvinaisellakin nimellä erilaisista medioista voi löytyä kymmeniä samannimisiä käyttäjiä, miten työnantaja varmistuisi siitä, että löydetyt tiedot koskevat juuri oikeaa henkilöä eikä kyse ole hänen hieman rempsakampaa elämää viettävästä kaimastaan?
Uudet rekrytointitavat tuovat uusia haasteita
Työhakuprosessin monimuotoistuessa myös prosessin asianmukaiseen suorittamiseen liittyvät haasteet tulevat vastaan aivan uusissa yhteyksissä. Maailmalla markkinoilla on jo palveluita, jotka automatiikkaan perustuen suodattavat sadoista tai tuhansista hakemusista rekrytoijan nähtäväksi vain soveliaimmat. Keinoälyn ja kuvatunnistuksen kehittyessä materiaalina voi pelkkien hakemusten tai ansioluetteloiden sijasta ollakin hakijan nauhoittaman video, jossa hakija vastaa ennakkoon ilmoitettuihin kysymyksiin tai muutoin markkinoi itseään. Miten voimme varmistaa, että algoritmi ei tietoisesti tai tahattomasti ota huomioon tekijöitä, jotka eivät tosiasiallisesti kerro mitään työnhakijan soveltuvuudesta juuri siihen tehtävään? Onko tuomittavampaa, jos näennäisen objektiivinen algoritmi huomaamattamme heijastaa laatijoidensa ennakkoluuloja tai vertailuaineistoon piintyneitä vinoutumia? Voiko työnhaun pelillistäminen johtaa tahattomaan ikäsyrjintään, jos pelimuotoon puettu hakuprosessi sujuu nuorilta luontevammin, mutta itse työssä pelillisyydelle ole suoranaista käyttöä?
Takaisin “Pykälät Töissä” -sarjan etusivulle.
Haluatko saada tuoreet artikkelit suoraan sähköpostiisi? Lähetä meille sähköpostisoitteesi, niin lisäämme sinut jakelulistalle: newsletter@ww.fi