Etätyön uusi tuleminen
Maaliskuun puolivälissä koko toimistotyötä tekevä Suomi siirtyi melkein yhdessä yössä etätyöhön. Vaikka siirtymä on ollut ripeä, kyselytutkimuksissa työntekijät ovat olleet tyytyväisiä etätyöhön. Hallitus on suositellut etätöiden jatkamista vähintään kesän loppuun ja suunnatessaan katsettaan koronan jälkeiseen aikaa yritysten on hyvä miettiä voidaanko etätyöstä saada pysyvä osa tehokasta työkulttuuria.
Etätyötä on monenlaista
Etätyö ei ole mikään yksikäsitteinen ilmiö, johon voitaisiin kaikissa tilanteissa soveltaa samoja lainalaisuuksia. Etätyötä on lähes yhtä montaa sorttia kuin työtehtäviäkin. Joissain tehtävissä etätyö tarkoittaa vain työntekopaikan vaihtumista konttorilta kotiin. Puhelinpäivystäjä joutuu tekemään työnsä sovittuina aikoina teki työn sitten toimistolta tai keittiön pöydän äärestä. Toisissa tilanteissa etätyö antaa mahdollisuuden valita työskentelypaikan lisäksi myös työntekemisen hetki. Kotikonttorilla mobiiliapplikaatiota kehittävä koodaaja voi tehdä työnsä yhtä hyvin aamuyön tunteina kuin normaaleina virastoaikoina. Mutta varsinkin työnantajan näkökulmasta on hyvä muistaa, että etätyötä koskevat kysymykset voivat soveltua myös tilanteisiin, joita ei aina ensiajatuksena mielletä etätyöksi. Asiakkaan tiloissa työskentelevän konsultin tai kohteesta kohteeseen kiertävän myyjän työjärjestelyihin liittyy lukuisia samoja kysymyksiä kuin tyypillisesti etätyöksi miellettäviin tilanteisiin.
Sovitut käytännöt ovat kullanarvoisia
Tämän kevään etätyörupeama alkoi monen kohdalla ilman mittavaa valmistautumista. Aikaa ei välttämättä käytetty etätyössä noudatettavista työtavoista tai prosesseista sopimiseen. Ajateltiin, että tehdään samaa työtä kuin ennenkin, mutta vain kotikonttorilta käsin. Mikäli etätyötä halutaan jatkaa olojen palauduttua normaalimmiksi, etätyöstä ja siihen liittyvistä käytänteistä olisi kuitenkin paras laatia nimenomainen sopimus.
Tavoitettavuus ja työajat
Monet työpaikat ovat järjestäneet toimintonsa säännöllisten konttoriaikojen ympärille. Kiinnostus työaikajoustoihin on kasvanut ihan toimistotyössäkin, mutta etätöissä joudutaan lähes poikkeuksetta ennemmin tai myöhemmin ottamaan kantaa työaikoihin.
Työaikojen kyttääminen ja pikkutarkka säätäminen istuvat huonosti etätyöhön. Useimmitenkaan työnantajalla ei yksinkertaisesti ole edes mahdollisuuksia valvoa etätyöntekijän jokaista hetkeä. Webbikameran kuvasta voisi teoriassa katsella, että työntekijä on työpisteellään ja maailmalta löytyy kyllä sovelluksia, jotka seuraavat jokaista näppäimistön painallusta tai hiiren liikahdusta. Verkon ylitse tapahtuva valvonta ei kuitenkaan istu suomalaiseen työelämään eikä suomalaiseen lainsäädäntöön. Etätyössä täytyy luottaa siihen, että työntekijä huolehtii velvollisuuksistaan ja panostaa työajan seuraamisen sijasta työn tulosten parantamiseen.
Ajankäytön johtaminen etätyössä edellyttää kaikissa suhteissa enemmän suunnitelmallisuutta. Kollegan työpisteellä ei yhtä hyvin voi vain ohimennen poiketa kysymässä asiaa. Viimeistään siinä vaiheessa, kun yksikkö on hajasijoitettuna kuuteen eri toimipisteeseen, epämuodollisemmillekin palavereille voi olla fiksumpaa varata aika ennakkoon. Voidaan myös sopia tietyistä perustunneista, jolloin kaikkien tulee olla työpisteensä äärellä ja keskittää välitöntä ajatuksenvaihtoa vaativat työt niihin hetkiin.
Työvälineet, yhteydet ja toimintatavat
Vaikka työntekijä tekisi etätöitä, työnantajan on huolehdittava siitä, että työntekijällä on käytössään terveelliset ja turvalliset työolosuhteet. Käytännössä työnantaja ei toki voi poiketa työntekijän kotiin tarkistamaan, että työntekijällä on käytössään sopiva työpiste ja kaikki työskentelyyn tarvittavat välineet. Kommunikaatio nousee tässäkin yhteydessä keskeiseen rooliin. Esimiehen ja työntekijän tulisi käydä läpi, miten etätyöpiste pitäisi varustaa ja sopia miten tarvittavat laitteet tai kalusteet hankitaan. Toimiva työpiste on myös työnantajan etujen mukaista.
Työnantajan ja työntekijän on myös hyvä varmistaa, että etätyötä tekevien työntekijöiden vakuutusturva on kunnossa. Tavanomainen työtapaturmavakuutus kattaa kyllä myös etätyössä tapahtuneet tapaturmat, mutta työn ja kodin limittyminen sulkee työtapaturman käsitteen ulkopuolelle tilanteita, jotka konttorityössä katsottaisiin työtapaturmiksi. Jos työntekijän kannettava putoaa pöydän kulmalta lattialle kesken töiden, kyse on työtapaturmasta niin toimistolla kuin kotona, mutta kotona keittiössä sattunutta liukastumista ei välttämättä korvata vaikka vastaava onnettomuus työpaikan kahvihuoneessa olisi työtapaturma.
Toimiva työpiste ja tarvittavat työvälineet eivät turvaa pelkästään työntekijän terveyttä vaan myös työnantajan intressejä. Työntekijöiden käyttöön täytyy tarjota tarvittavat ohjelmistot ja yhteydet, jotta työntekijä pääsee käsiksi työnantajan tietojärjestelmään, tietoturvallisella tavalla. Jos kaikki materiaali ei liiku sähköisessä muodossa, täytyy myös miettiä miten työntekijä säilyttää aineiston kotonaan ja miten mahdollisesti arkaluontoinen materiaali hävitetään turvallisesti. Työnantajan on myös huolehdittava siitä, että työntekijöiden on helppo toimia ohjeiden mukaisesti. Paraskaan tietohallintasuunnitelma ei auta, jos käytäntö ja ohjeistus erkaantuvat toisistaan.
Etäisyys ei tarkoita eristäytymistä
Etätyön johtamisessa säännöllinen yhteydenpito on avain asemassa. Vain aktiivisen kommunikaation kautta esimiehellä säilyy oikea mahdollisuus johtaa ja ohjata etätyötä tekevän työntekijän työtä.
Kommunikaatiota ei kuitenkaan saa jättää vain esimiesten harteille vaan kukin työntekijä on omalta osaltaan vastuussa siitä, että tieto kulkeutuu yhteisössä sitä tarvitseville, vaikka epämuodollisia kohtaamisia olisikin vähemmän. Erityisesti tilanteessa, jossa osa työntekijöistä on konttorilla ja osa etätyössä, etätyötä tekevä voi helposti unohtua. Korona-aika on ollut monelle tehokurssi etätyöskentelyyn. Muistutus ja oivallus, että myös etänä olevalle kollegalle voi aina pirauttaa, jos tarvitsee kollegan näkemyksen johonkin kysymykseen.
Takaisin “Pykälät Töissä” -sarjan etusivulle.
Haluatko saada tuoreet artikkelit suoraan sähköpostiisi? Lähetä meille sähköpostisoitteesi, niin lisäämme sinut jakelulistalle: newsletter@ww.fi